La manufactura involucra las operaciones de producción o ensamble dentro de muchas empresas que comercializan productos o servicios. Los procesos de manufactura son el tercero de los 4 eslabones básicos que se integran en áreas operativas. El ciclo inicia con la Recepción, el Almacenamiento, posteriormente entran las operaciones de producción y/o ensamble que son el tema de este artículo y finalmente se cierra con el Embarque hasta el cliente final en algunos casos.
Es probable que en el pasado hayamos escuchado que Producción era quien levaba la voz cantante en las organizaciones en tiempos donde los importante era estar a todo vapor con las líneas durante 3 turnos los 365 días del año. Hoy las cosas han cambiando, existen sistemas de manufactura basadas en la filosofía de “make-to-stock” es decir, producir para reponer inventarios como podría ser el caso de productos de consumo, o bien bajo el sistema “make-to-order” que implica fabricar estrictamente conforme los pedidos van llegando para negocios que ofrecen productos o servicios diferenciados o de especialidades.
En nuestros días como ya lo hemos mencionado, la Manufactura es sólo un eslabón más dentro la cadena de valor y no debe de estar aislada del resto de la organización. En el universo tan competitivo en el que vivimos es muy importante que todas y cada una de las personas que trabajan en la planta, en la fábrica o en el cuarto de producción y/o ensamble estén al tanto de la estrategia global del negocio, de la importancia de cada uno de los clientes que se atienden, de sus requisitos y de los costos y daños que le pueden causar a la marca por errores generados durante la Manufactura.
Cada operador de la línea tiene que estar enfocado para que el producto que se está fabricando cuente con las especificaciones marcadas y esperadas por el cliente; ya que gracias a que recibe esa calidad, precio y servicio es por lo que está dispuesto a seguirnos comprando con lo cual se pagan los costos y gastos de la empresa, incluyendo el dinero que yo mismo me llevo a casa.
Para cumplir con este reto, es fundamental tener en mente estos 5 puntos críticos dentro de los procesos de manufactura de cualquier negocio:
- 1. Condiciones preliminares: Antes de arrancar equipos o líneas completas de producción o ensamble, es indispensable verificar que las condiciones de seguridad estén presentes, vigilando que no existan peligros o riesgos para el medio ambiente, para el personal o para la comunidad. Si estamos hablando de giros como alimentos, medicamentos o alimento para animales, los temas de seguridad, calidad e inocuidad tienen un peso específico adicional.
- Especificaciones de Materiales, Productos e Insumos: Una vez que ya hemos constatado que no existen peligros o riesgos estamos listos para arrancar. Ahora debemos reflexionar si contamos con documentos y evidencia suficiente que nos permita estar seguros que los materiales, ingredientes, agentes de ayuda de proceso, así como los insumos que serán utilizados están dentro de los parámetros aprobados por la organización. Este punto en particular es el enlace con los procesos anteriores de Recepción (http://ebena.mx/los-10-pasos-previos-al-almacenamiento-de-alimentos/) y Almacenamiento (http://ebena.mx/10-fundamentos-para-el-almacenamiento-de-alimentos/). Durante esas etapas la empresa debió ser capaz de instalar un sistema que garantice que no entre a producción nada que no esté dentro de los lineamientos para evitar lo que se conoce como “garbage-in & garbage-out”, o sea si colocas basura al inicio, tendrás basura al final”.
- Control de Proceso: Si gracias a los pasos previos podemos estar seguros que contamos con todos los ingredientes perfectos para producir, aquí arranca la responsabilidad central y más importante de la manufactura y que es producir y ensamblar a partir de los materiales e insumos validados, el producto terminado esperado bajo las especificaciones acordadas. Contar con diagramas que indiquen todas las entradas y salidas del proceso, así como las condiciones (tiempo, temperatura, viscosidad, pH, concentración presión, etc) de cada una de ellas es vital. Adicionalmente debemos tener el apoyo de instrumentos de monitoreo como medidores, gráficas y lectores para poder revisar constantemente que el proceso está bajo los límites de control establecidos. También es clave tener formatos, e instrucciones que documenten el proceso, los resultados de los monitoreos y verificaciones realizadas, así como las acciones correctivas a tomar en caso de que el proceso sufra una desviación en sus indicadores. En caso de que el negocio no necesite procesos de transformación, sino más bien procesos de ensamble como podrían ser mezclados, armados o integración de paquetes más grandes como ensacados, cajas con diversos productos, etiquetados, etc. el concepto es el mismo, deben instalarse medidas de supervisión y verificación constante para evitar errores como fechas incorrectas, faltantes de producto, artículos incorrectos, robos y mermas…
- Inspección y Análisis: Al igual que durante la recepción, la organización debe contar con especificaciones para todos y cada uno de los productos que se fabrican. Contar con un formato que permita tener los datos básicos del producto como clave, descripción y número de lote, así como los parámetros de control establecidos en una tabla que facilite comparar el estándar contra los resultados reales ayudará mucho a tomar decisiones ágiles para aceptar o rechazar. Siempre que existan rechazos debe contarse con documentación que permita analizar y corregir las desviaciones desde su causa raíz, incluyendo la firma y/o autorización por parte de los niveles correspondientes de la empresa.
- Administración del Cambio: Conocido como MOC por sus siglas en Ingles (Management of Change), este protocolo ayuda a que cualquier cambio de materias primas, condiciones de proceso o ajustes en las especificaciones sean documentados, aprobados y difundidos al personal para todos y cada uno de los procesos de manufactura. Un ejemplo muy sencillo es considerar el daño que se puede causar al mercado por no entregar al cliente un determinado producto ya acordado por el área comercial simplemente porque a nadie se le ocurrió avisarle a la planta en tiempo y forma.
Revisa tus procesos de manufactura, y verifica que estos 4 puntos críticos estén controlados para que logres tener consistencia en los productos o servicios que ofreces en tu mercado meta.
Rodrigo Calderón
Executive Coach
ebena, Soporte Empresarial, S.C.
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