Tener un almacén limpio y ordenado no solamente contribuye a la seguridad alimentaria, también es un factor clave para el flujo de efectivo del negocio.
Hablando de negocios, quizás algunos de nosotros que pasamos gran parte del tiempo en áreas operativas no estamos tan familiarizados con indicadores de dinero como el flujo de efectivo; sin embargo por cultura general deberíamos saber que tener materiales, productos e insumos parados en el almacén es una de las dos razones más comunes por las cuales una empresa se puede ver muy limitada en sus recursos.
Por eso caminar por un almacén es una forma rápida que permite “olfatear” como está la operación del negocio en lo general. Encontrar un área de almacenamiento de alimentos muy desordenada y sobre saturada puede ser suficiente para predecir que se tienen deficiencias de liderazgo, supervisión, desperdicio, falta de control interno e incluso robos o mermas.
Especialmente aquellos que ya han estado frente al reto de tener que poner en orden este tipo de instalaciones seguro recordarán lo difícil que es definir por dónde empezar. Aquí algunas ideas:
- Orden y limpieza: Por aquí hay que empezar. Realiza un recorrido con el personal clave del almacén y observen en 360º para detectar improvisaciones (cintas, alambres, cartones) y cosas que evidentemente estén fuera de lugar.
- Clasificación y segregación: Sin entrar en gran detalle analiza el inventario para separar “lo que si rota en forma regular” de lo que tenga más de 3 meses sin moverse.
- Inventario Al Corriente: Este es el inventario que nos interesa más y el único que debería estar presente. Es lo que entra y sale regularmente.
- Inventario de Lento Movimiento: Este es el que causa todos los problemas. Pregunta cuáles materiales, productos e insumos aun están en buenas condiciones pero que se han quedado rezagados por más de 3 meses por desviación en la demanda, por algún problema de pronóstico o de cobranza. Separa bajo el criterio de Obsoleto a aquellos que ya perdieron sus propiedades óptimas pero que aun puedan ser comercializados. Por ejemplo, envases sucios o dañados, vida útil próxima a vencer, o especificaciones fuera de lo ideal, son criterios aun negociables si esto no compromete la inocuidad del producto final. Todo lo que ya no pueda venderse para los fines originales deberá ser separado como Basura, y habrá que confinarlo, destruirlo o darlo de baja conforme a la Ley. Quizás se pueda vender para una aplicación industrial bajo la leyenda de “No apto para consumo humano”, y eso te permita recuperar algo del dinero que ya era perdido.
- Infraestructura: Una vez que ya has despejado el lugar, ahora es mucho más fácil inspeccionar el inmueble. Revisa las condiciones del piso, paredes, techo, accesos, iluminación y ventilación. En general no debe haber fracturas, huecos o espacios que promuevan la acumulación de residuos, materia extraña, insectos, microorganismos o que permitan el acceso de fauna nociva (roedores, aves, reptiles). Si hay pintura, observa que no se esté desprendiendo para no tener peligro de contaminación cruzada. Verifica que no tengas goteras, infiltraciones o condensados que puedan propiciar hongos. La ventilación idealmente debe ser con presión positiva, es decir que el aire “salga del almacén”. Los accesos deberán mantenerse cerrados o protegidos con cortinas de aire, hawaianas, mallas o mecanismos similares y procura que estén aislados de otras áreas como baños, comedores, etc. Elimina vidrio y plástico quebradizo utilizando lámparas con cubiertas de acrílicos o policarbonatos en puertas y ventanas según aplique.
- Identificación: Absolutamente TODO tiene que estar identificado. Los materiales por lo general tienen una etiqueta de origen (si no es así, exige al proveedor que te entregue cada uno de los envases identificados). Cualquier material en piso que se encuentre en proceso, también debe estar etiquetado para saber qué es, incluyendo datos como fecha, turno o supervisor en caso de ser necesario. Los productos terminados listos para su venta, deberán cumplir con lo indicado en la NOM-051-SCFI/SSA1-2010, Especificaciones generales de etiquetado para alimentos y bebidas no alcohólicas preenvasados-Información comercial y sanitaria.
- Productos químicos: Los líquidos y productos químicos para limpieza o mantenimiento deben estar segregados, identificados y almacenados en un área específica y con acceso restringido (sólo personal autorizado). Un error muy común es ver envases de refresco, garrafones o frascos de productos alimenticios siendo utilizados como recipientes improvisados para manejar aceite, solventes, limpiadores multi propósitos, aromatizantes, etc. Elimínalos del almacén y compra envases genéricos que puedan identificarse según las necesidades.
- Utensilios de limpieza: Instala un sistema de administración apoyándote con proveedores certificados que comercialicen escobas, cepillos, espátulas… “grado alimenticio”. Estos proveedores ofrecen una gran variedad de soluciones, códigos de colores y sistemas de identificación que te permiten controlar este tema que puede ser todo un problema si no está bien definido internamente.
- Rotación de inventario: Controla tu almacén bajo un sistema de Primeras Entradas / Primeras Salidas (PEPS). Puedes iniciar con el uso de vales o marbetes, para luego instalar códigos de barras o radio frecuencia que es lo más avanzado. Ten presente que este paso sólo lo podrás dar una vez que tengas un almacén limpio y ordenado.
- Croquis de almacenamiento: El principio de “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” es universal. Dependiendo de los volúmenes que manejes, temporalidad y compatibilidad asigna áreas por códigos, claves o familias de productos. Puedes numerar espacios, racks, carriles, usar señalamientos… Se creativo y maneja una flexibilidad que te permita moverte en forma rápida dentro de las instalaciones pero sin invadir el perímetro sanitario (línea de 5 – 7 cm en color amarillo tránsito que se pinta o coloca en el piso a unos 40 – 50 cm de separación de la pared), ni las áreas específicas para Recepción, Inspección y Análisis, Muestras o No Conformes por citar algunos ejemplos. Los montacargas, tarimas, patines y “diablos” deben estar limpios, ordenados y ubicados en los lugares asignados, especialmente cuando estén fuera de uso. Si manejas líquidos, contempla adquirir tarimas de contención secundaria para protegerte de derrames.
Siguiendo estas 10 recomendaciones para el almacenamiento de alimentos no sólo podrás cumplir con lineamientos de programas pre requisitos, también podrás ser un gran aliado de la organización en su conjunto, debido a que se tiene un almacén eficiente que sólo resguarda lo que necesita.
Rodrigo Calderón
Executive Coach
ebena, Soporte Empresarial, S.C.
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