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Los 10 pasos previos al almacenamiento de alimentos

Un buen proceso de recepción permite a las organizaciones estar seguros de que no están ingresando riesgos o peligros latentes a sus instalaciones.

La Recepción es el primero de los cuatro procesos operativos más importantes que se llevan a cabo en todas las áreas operativas; y precisamente por ser el primero debemos poner mucha atención para evitar complicaciones durante el  Almacenamiento, la Manufactura y la Distribución que son las  demás operaciones consecutivas. Los 10 puntos centrales de la Recepción se realizan previamente al almacenamiento de alimentos y son los siguientes:

  1. Compras y Abastecimiento: Esta posición, o esta área en el caso de empresas más grandes es la responsable de revisar y supervisar la demanda (idealmente trabajando conjuntamente con un equipo multidisciplinario que típicamente incluye posiciones del área Comercial y del área Operativa) para poder tomar decisiones sobre el mercado, los proveedores, precios, condiciones de crédito, tiempos de entrega y todas las negociaciones necesarias que culminen en la generación de un plan y un programa de abastecimiento.
  2. Programa de Abastecimiento: Teniendo este programa en mano, las personas que reciben los materiales, productos e insumos pueden estar informados sobre la fecha estimada de llegada (ETA por sus siglas en ingles), conocer al proveedor seleccionado para hacer la entrega, así como la presentación, volumen y documentación que llegará a las instalaciones de manera que puedan preparar y destinar los recursos necesarios para lograr una operación ágil y eficiente.
  3. Acceso a las instalaciones: Por seguridad y defensa de producto ningún transporte debería ingresar a las instalaciones sin que el equipo de recepción (que debe incluir a los guardias de seguridad y personal de vigilancia) haya sido notificado. La recomendación es que antes de abrir las puertas de la planta o del almacén se verifique que no existan riesgos visibles como vandalismo u operadores de transporte que se presenten bajo influencia de alcohol o drogas, para posteriormente solicitar la documentación que permita cerciorarse de que en realidad se trata del transporte del proveedor seleccionado que llega a entregar el material, producto o insumo comprado en el lugar, fecha y cantidad indicada en el programa de abastecimiento, o bien de acuerdo a las negociaciones pactadas.
  4. Inspección: Una vez que ha sido confirmado el acceso a las instalaciones, se procede según lo indicado en la política de “Acceso a las Instalaciones” misma que debe incluir información sobre principios de seguridad, uso de dispositivos móviles, restricciones tránsito entre otros y se procede a la descarga. Durante la descarga es importante tener la posibilidad de tomar fotos o video sobre las condiciones en la que llega la mercancía de tal forma que si existen daños desde el origen, pueda integrarse documentación que sirva como evidencia para informar, reclamar o solicitar notas de crédito al proveedor. Personal entrenado por parte de la empresa deberá inspeccionar el embarque con el apoyo de un documento de “Inspección de Embarques” en el que puedan registrarse todas las observaciones (orden, limpieza, aromas, presencia de materia extraña, etc). Si no se perciben riesgos evidentes se puede girar instrucciones para continuar la descarga.
  5. Muestreo y análisis: Los materiales, productos e insumos deben ser descargados y ubicados en una zona específica que deberá estar segregada del resto del almacén y deberán permanecer ahí hasta que típicamente el equipo de calidad, seguridad e inocuidad realice el muestreo y análisis correspondiente. Las técnicas de muestreo así como los parámetros de análisis a considerar son muy variados dependiendo de la presentación (material envasado o a granel) y del riesgo propio que represente el material o insumo.
  6. Liberación: Internamente la organización debe liberar los materiales, productos e insumos estrictamente con base en las especificaciones vigentes y que son los mismos documentos que debieron ser tomados como referencia durante la negociación con el proveedor. Es muy importante resaltar que los parámetros de control en materia de calidad, seguridad e inocuidad no deben ser negociables, así que los criterios de liberación siempre deben de considerar que no existan peligros que estén siendo pasados por alto.
  7. Constancia y consistencia: El proceso de recepción suena sencillo, pero su complejidad radica en lograr que se cumpla siempre. Para lograr esto es fundamental instalar mecanismos de monitoreo y verificación que incluyan la revisión de datos, documentos y controles que demuestren que el proceso de verdad se cumple permanentemente.
  8. Educación y entrenamiento: Un equipo educado y entrenado es capaz de lograr  mejores resultados que uno improvisado. Desarrolla planes y programas que estén relacionados directamente con cada una de las competencias y las necesidades de los individuos. Mensualmente se pueden tener reuniones de refuerzo, pero al menos 2 veces al año deben impartirse entrenamientos formales.
  9. Cumplimiento normativo: El proceso en general debe contemplar los requisitos de Ley. Especialmente las especificaciones contra las cuales se reciben y liberan los embarques, deben cumplir con los parámetros establecidos tanto a nivel local, como a nivel internacionales si es que el producto final será exportado.
  10. Visión: Todos los puntos anteriores tienen la finalidad de detectar, controlar o eliminar los peligros inherentes que posteriormente pudieran impactar al negocio en etapas subsecuentes.

Un buen proceso de recepción permite a las organizaciones estar seguros de que no están ingresando riesgos o peligros latentes a sus instalaciones Cumpliendo con estos 10 pasos previos al almacenamiento de alimentos, puedes dormir tranquilo…

Rodrigo Calderón
Executive Coach
ebena, Soporte Empresarial, S.C.
ebena.mx
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T. +52 (55) 6281 8028
Skype: ebenasoporte
@rcalderon74

photo credit: THE Holy Hand Grenade! via photopin cc




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