En el mundo de los negocios está claro que una de las mejores formas de alcanzar resultados es teniendo un plan estratégico. Construirlo por sí solo ya representa un esfuerzo importante a nivel de toda la organización, pero la historia no acaba ahí, de nada sirve un plan si este no es ejecutado.
Para las empresas que corren un año fiscal con base en el calendario normal de Enero a Diciembre, estos ciclos se abren y se cierran en forma habitual tal y como sucede con el cambio de las estaciones, es decir muchos arrancan los procesos de planeación alrededor del tercer cuarto de cada año, cierran en el último trimestre y vuelven a ejecutar los planes desde el primero hasta el tercer cuatrimestre en forma sistemática.
El plan estratégico inicial debe considerar las directrices hacia donde va la empresa, los objetivos principales, la táctica y las tareas a desarrollar, el nombre de los responsables de cumplir en tiempo y forma, y finalmente los mecanismos de monitoreo, verificación y auditoria que son la esencia del control interno.
Todo esto suena muy institucional y muy adecuado para las empresas grandes (genial), pero ¿qué hay para las PyME’s? Bueno la respuesta es sencilla, les aplica exactamente lo mismo puesto que las mejores prácticas de los negocios no sólo son para los grandes, son para todos.
Sin duda hay que empezar aplicando las bases de la planeación estratégica (http://ebena.mx/las-bases-de-la-planeacion-estrategica/) pero aun con que se haya hecho bien este proceso el nombre del juego es ejecutar y alcanzar los resultados, y justo ahí es donde una gran parte de las empresas se quedan en el camino.
La herramienta de apoyo para no perder el rumbo es precisamente el control interno, es decir el conjunto de políticas, procedimientos, formatos, mediciones, tendencias y demás indicadores de desempeño (conocidos como KPI’s por sus siglas en Ingles) que el negocio define como la pauta para monitorear, verificar y auditar su desempeño. Aquí tiene mucho que ver el giro y el mercado meta al cual está dirigido.
Sin duda alguna los indicadores de desempeño más importantes son todos los que tienen que ver con las utilidades y con el impacto directo o el efecto que se puede tener en los clientes.
En el caso de las utilidades, todas las personas de la empresa deben saber cómo pueden protegerlas y maximizarlas desde cada uno de sus puestos de trabajo. Si yo estoy en el área comercial mi responsabilidad fundamental es generar ventas, por lo tanto puedo definir como indicadores: número de prospectos, tasa de conversión, número de nuevos clientes, venta promedio, número de transacciones promedio, entre otros.
Si es el caso de las áreas operativas, el control de costos y gastos es la contraparte de las ventas que puede hacer crecer las utilidades, aquí temas como desperdicios, mermas, tiempo extra, productividad, rendimiento, eficiencia, son parámetros característicos.
En las áreas administrativas la generación de los reportes, la auditoria sobre el cumplimiento de políticas de gastos, de viajes, de crédito, cobranza, días cartera, rotación de inventarios, son tan sólo algunos que pueden aplicarse.
En términos del impacto a los clientes, el universo también es muy amplio, podemos medir velocidad de respuesta, tiempos de tránsito, tiempos de espera en mostrador o en atención telefónica, atención de quejas y reclamaciones, comentarios e interacción en redes sociales, etc.
Dale un vistazo nuevamente a tu plan estratégico, revisa tus objetivos y selecciona los indicadores clave que te permitirán establecer control interno y mantenerte en curso.
Rodrigo Calderón
Executive Coach
ebena, Soporte Empresarial, S.C.
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