Productividad y el estudio del tiempo

La productividad es un reto constante para todos los empresarios, emprendedores y dueños de negocios, y no importan los años que lleves en el mercado.

Sabiendo que el tiempo es el recurso más valioso que todos tenemos porque no podemos generarlo, regresarlo o comprarlo, ¿por dónde podemos empezar para ser más productivos?

La respuesta es reflexionando sobre qué estoy haciendo con cada minuto de mi vida. Todas las personas por lo general entienden el concepto de administración del tiempo como algo ligado al mundo laboral, pero cuando decimos “cada minuto de mi vida”, forzosamente estoy hablando también del ámbito personal. Bajo este contexto ser productivo es una decisión de vida y está fuertemente relacionado con las buenas y malas decisiones que tomamos en torno a nuestro tiempo. Por ejemplo, poner el despertador la noche anterior para levantarse a las 5:00 AM es una decisión importante en torno a la salud, pero apagarlo al día siguiente y quedarte dormido también es una decisión, lo que no se vale es después decir que no tienes tiempo para hacer ejercicio.

En el mundo de los negocios productividad significa precisamente maximizar el tiempo para generar abundancia. Entendiendo abundancia no sólo en términos de dinero sino también como calidad de vida. Un ejemplo más, imaginemos a un empresario que hace reuniones con su equipo para dar seguimiento al negocio, eso suena muy bien, y aun más si esas reuniones son máximo de 1 hora, inician y terminan en punto y todos salen con acciones concretas a trabajar; pero si el esquema es todo lo contrario es decir, la junta es de 3 horas divagando, el impacto por trabajar de esa forma puede ser devastador tanto para la productividad, como para la calidad de vida y la abundancia en general. La gente sale desmotivada, va tarde a su casa, no hay tiempo libre y eso puede afectar el rendimiento y los resultados. Entonces si mi decisión es ser una persona productiva, debo de ser un maestro en la administración del tiempo y por lo tanto el primer paso es realizar un estudio que me permita darme cuenta como invierto cada minuto.

Una forma sencilla de hacerlo es escribiendo en una hoja de papel o en una hoja de cálculo todas y cada una de las actividades tanto personales como laborales que realizas cada 30 minutos por un espacio de 2 semanas.

Después de medir por dos semanas podrás tener una muestra tangible y reciente de cómo es tu día promedio y será posible darse cuenta qué actividades son productivas y cuales son de verdad puros distractores. La idea es que del análisis de tu estudio de tiempo puedas fácilmente determinar que actividades son importantes y cuáles aparecen como urgentes.

• Importante / No urgente: En el terreno personal esta es la zona del balance de vida y aquí está la salud, la familia y los amigos. ¿Urge atenderlos? No, pero si no los cuidas la factura te llegará tarde que temprano. Comer mal un día no pasa nada, no ir a una reunión de amigos no pasa nada, pero si es una constante ya sabemos lo que puede pasar. En el negocio aquí viven actividades como la planeación o la creación de los sistemas. Nuevamente esto no urge, sin embargo es muy importante atenderlo.
• Importante / Urgente:  Esta es la zona de enfoque laboral por excelencia. Ventas, administración, operaciones, servicio al cliente. Dedicar un máximo de 10 horas al día al corazón de la empresa o de tu actividad profesional es la meta. Trabajar más de 10 horas igual y ya no eres tan productivo como parece.
• No importante / Urgente: ¡Cuidado! este es el territorio de los “ladrones del tiempo”. Juntas inútiles, llamadas telefónicas larguísimas, interrupciones constantes de tu supervisor, de tu socio, de tu jefe, de tus colaboradores o de tus proveedores y clientes. La lista puede ser muy larga así que si no quieres vivir en el mundo de la decepción y desilusión porque por mas que trabajas duro todo mundo se encarga de que no avances, mas vale educar a tu entorno.
• No importante / No urgente: ¡Esto si es perder el tiempo! Si lo que estás haciendo no abona a tu balance y calidad de vida o no aporta para que tu negocio crezca  simplemente DEJA DE HACERLO!!!

¡Que tengas un día productivo!