Ejercer un presupuesto no es un tema que sólo le aplique a las grandes empresas. En el mundo PyME es algo que te ayuda a mantener el control del dinero a lo largo del año.
La palabra es conocida, pero dentro del sector PyME hablar sobre tener un presupuesto probablemente suene a algo que deba tenerse cuando “ya seamos muy grandes”, lo cual es una creencia que limita la vista de muchos empresarios, emprendedores y dueños de negocios.
El presupuesto como su nombre lo indica, implica suponer o presuponer qué utilidades se pueden esperar con un cierto nivel de ventas y teniendo los costos y los gastos esperados dentro un periodo de tiempo, es decir está ligado con el estado de resultados que la empresa proyecta para el mes, el trimestre, el semestre o el año completo (para más información sobre el estado de resultados puedes referirte a este otro artículo).
OK, suena lindo, pero ¿qué pasa si aun no tengo ni el estado de resultados? Bueno, hacer un estado de resultados tampoco es física cuántica, y de hecho es un ejercicio extremadamente valioso cuando termina un año y está por empezar el siguiente ciclo (p. ejemplo Enero – Diciembre 2016).
Para armar tu estado de resultados y tu presupuesto la recomendación es seguir estos pasos:
- Ingresos: Échate un buen clavado a las ventas reales de cada uno de los meses del año anterior. Considera todo lo facturado y todo lo que cobraste en efectivo (eso debería haberse reportado fiscalmente como “ventas mostrador”). Ese primer paso te permitirá conocer el acumulado real que tuviste en el periodo. Para elaborar el presupuesto, estima cuánto más podrás vender en este nuevo ciclo considerando la situación del mercado, los negocios que quizás se te cayeron (y que habrá que recuperar) y los nuevos proyectos que estés trabajando con clientes actuales o con nuevos prospectos.
- Compras: Las compras representan el costo variable y en algunas ocasiones pueden representar hasta el 90% de las ventas (caso de comercializadoras que mueven mucho dinero pero los márgenes no suelen ser tan grandes). Para el presupuesto piensa cómo vas a comprar. ¿Subirán los precios, cómo estará el tipo de cambio? habrá escasez, factores políticos, clima, etc.
- Costos fijos y Gastos: Esta parte representa lo que te cuesta operar la empresa y no depende de si vendes o no. Aquí puedes encontrar muchas cosas si te vas al análisis a detalle. La nómina, el mantenimiento, combustible, luz, oficinas, rentas, etc. son por lo general las partidas más grandes. Aquí hay que evaluar si podemos gastar menos, si podemos ser más productivos, si podemos formar un equipo más eficiente. Para fines del presupuesto lo ideal es saber cuánto se gastó y estimar ahorros iguales o superiores a la inflación reportada. Es decir, si la inflación fue del 3% anual, lo ideal sería buscar ahorros del 3% sobre las cifras acumuladas del año anterior.
- Utilidades: Después de tener las ventas reales y un estimado de lo que pueden crecer para este año, más tu análisis sobre cómo estarán las compras y cómo podemos optimizar los gastos, el resultado final son las utilidades esperadas. Cuando tengas el número, reflexiona si es lo que estás buscando. Si el número no te encanta el ejercicio es el mismo, ajusta las ventas, revisa de nuevo las compras y los gastos, y pule las cifras hasta que te den las utilidades que estás deseando. Cuando el número sea el bueno, ahora “a firmarlo con sangre” para operar mes a mes contra ese estado de resultado que ya proyectaste. Para eso sirve el presupuesto, para que puedas operar y medir mes a mes, si los resultados de hoy son mejores o peores que el desempeño del mismo mes año anterior (p. ejem Enero 2015 vs. enero 2016) y que tan lejos o que tan cerca estás de cumplir con lo que dijiste que ibas lograr en tu presupuesto.
Lo ideal es arrancar el año con un panorama firme que ya haya sido aprobado, pero si aun no lo tienes hecho, nunca es tarde para corregir el rumbo cuanto antes y operar tu negocio como lo hacen las grandes corporaciones…