Prepara tu negocio para seguir adelante ante la situación de COVID-19
Debido a la situación que vivimos llegó el momento de actuar y poner en marcha el plan de contingencia para garantizar la continuidad de nuestros negocios. Estos son los puntos clave para ANTES del evento:
- Prevención: Normalmente esta etapa se cubre a través de un análisis de riesgos para el negocio donde deben evaluarse factores externos como podrían ser nuevas regulaciones del mercado o para la industria, factores políticos, económicos, conflictos de guerra, desastres naturales o temas de salud pública como es el caso de COVID-19. También se consideran factores internos, como serían las instalaciones, los equipos, capacidad y eficiencia, equipos de liderazgo y gestión de talento, seguridad ambiental, salud, social, protección de la información, flujo de efectivo, inventarios y cobranza, más otros que la empresa pudiera considerar como relevantes. Lo que sucede en nuestros días ya está aquí, es un factor externo de salud pública y por lo tanto no queda mas que moverse al siguiente nivel.
- Preparación: En este segmento se identifican los puntos que pueden golpear con mayor fuerza a la organización. Se recomienda evaluar la probabilidad de que ocurra el evento y su impacto con escalas de ALTO, MEDIO o BAJO. A lo largo de los últimos días estas son las preguntas más comunes que se están abordando:
- ¿Qué pasa si nos dejan de surtir? Si tienes abasto de importación es probable que no te surtan a tiempo o que de plano no te surtan. Hay que revisar el inventario actual, checar si podemos recurrir a proveedores locales, evaluar los costos por cambiar de proveedor o verificar cuánto tiempo nos llevaría aprobar una nueva fuente de abasto para el negocio.
- ¿Cómo está la demanda real? Para algunas personas la demanda se disparó (geles desinfectantes, cubrebocas, papel sanitario, limpiadores) pero para otros es todo lo contrario, la gente no esta comprando por lo que es clave revisar si hay que parar o acelerar la produccion.
- ¿Podemos entregar? Si exportas habrá que ver si puedes entregar a tiempo considerando los filtros y/o posibles retenes que se indiquen. Si tu negocio es local habrá que considerar si tus clientes pueden recibir bajo las condiciones vigentes.
- ¿Cómo va la cobranza? Para algunas empresas que venden en dólares la venta se está frenando por el tipo de cambio tan alto y también están enfrentando problemas de cobranza porque la gente no quiere pagar al tipo de cambio actual. Fundamental revisar cada caso y estar muy cerca de los clientes para evitar problemas de flujo de efectivo que generalmente se derivan por altos inventarios sin mover o por falta de recuperación.
- ¿Qué pasa si la gente se enferma? El riesgo hoy está para todos. Muchas personas no quieren que su jefe se enferme porque el impacto es brutal si el dueño o la dueña no puede ir a trabajar. Para otros la preocupación es que algún integrante clave para la empresa se enferme y se ausente por un tiempo. Esto idealmente se hace antes, pero hoy no hay tiempo que perder para evaluar quién cubrirá a quien en caso de que se enferme por corona virus. Una tabla con el titular y su banca ayudará mucho para abrir la conversación.
- ¿Cómo podemos prevenir el contagio? En esta semana empezamos a ver publicaciones oficiales con recomendaciones de higiene personal como el lavado de manos y el uso de sanitizante, se recomienda mantener distancia entre personas y evitar tocarse la cara, nariz y boca. Empresas grandes han optado por enviar a todos los empleados a trabajar en forma remota, pero empresas más pequeñas quizás no tengan esa opción. Si es tu caso, podrías escalonar los horarios para que la gente viaje y regrese a su casa en horarios no pico en el transporte público y hacer mucha conciencia con ellos en que si presentan síntomas que acudan de inmediato al médico y notifiquen el resultado.
Estos son los puntos críticos DURANTE y DESPUÉS del evento:
- Respuesta: Una vez identificados los puntos de impacto calificados como ALTO y MEDIO, el siguiente paso es preparar la forma en la que la empresa estará haciéndole frente al problema. Las mejores prácticas recomiendan formar un equipo especial integrado por las personas con mayor experiencia y con mayor autoridad moral y real en la organización para que sean quienes conduzcan la ejecución de los planes originales y de los planes de respaldo. Bajo estas situaciones no todo saldrá según lo planeado. Tener un plan B considerando otras alternativas hará que el negocio actúe con mayor agilidad. La gente estará inquieta, los estados de ánimo se endurecen y puede haber fricciones que se pueden evitar con un flujo de información constante en tiempo y forma, y con acciones claras y puntales para todos. Muy importante considerar los recursos que serán necesarios, su costo y su disponibilidad antes y durante la puesta en marcha de los planes de respuesta en caso de emergencia.
- Recuperación: Esta última etapa implica analizar cómo la empresa logrará recuperarse del impacto y regresar a las operaciones normales en el menor tiempo y al menor costo posible. Inicia evaluado daños estructurales o de infraestructura del negocio, revisa la lista completa de todos los empleados y verifica su situación puntual, realiza pruebas a todo el sistema de trabajo para ver si podemos regresar a la operación normal y entra en contacto con el mercado lo antes posible para escuchar su sentir. Es probable que estén molestos por mal servicio, demoras, etc. Mucho trabajo por hacer para recuperar la confianza y la credibilidad cuanto antes con los clientes.
Al término de un evento como estos hay muchos aprendizajes que prepararán a la organización para un mejor futuro.
Si necesitas ayuda para armar el plan de contingencia estamos disponibles a través del grupo Negocios exitosos. Compártenos tus inquietudes para que juntos analicemos la situación y nos pongamos en acción.