Una forma simple de darse cuenta que tan cerca estás de tener una empresa comercial rentable que funcione sin ti es analizar qué sucede cuando estás fuera de la oficina.
El objetivo de todos los empresarios, emprendedores y dueños de negocios es lograr tener una empresa comercial rentable, que funcione sin ellos. Llegar ahí significa que has podido encontrar un espacio en el mercado que te permite tener ventas constantes predecibles, junto con el desarrollo de sistemas que son operados por un equipo talentoso, motivado y eficiente.
Suena muy lindo, pero llegar ahí no es fácil, implica esfuerzo y sobre todo del desarrollo e instalación de principios y fundamentos que son la base para aterrizar ideas para negocios rentables.
Una forma simple de darse cuenta que tan lejos o que tan cerca estás de alcanzar ese sueño (una empresa comercial rentable, que funcione sin ti) es analizar qué sucede cuando tienes que salir o cuando estás fuera de la oficina. Todos queremos gozar de puentes, tener vacaciones y no sufrir antes o después de haber tenido que hacer un viaje de trabajo, así que si el negocio ha de funcionar sin ti, el primer paso es lograr que funcione por esos espacios en los que hoy no estás o no estarás por alguna razón de trabajo.
Aquí te compartimos algunas sugerencias para lograr estar fuera de la oficina sin sufrir y sin stress:
- Administración del tiempo: Si de entrada te da miedo salirte o de plano no encuentras cómo hacerlo, seguramente es porque vives anclado, porque eres esclavo de tu propio negocio o porque cuando regresas todo es un desastre. Todo eso por lo general está directamente relacionado con la forma en que se lleva la operación del día a día, incluyéndote a ti por supuesto. Si eres de los que la vida no le da. Si eres de los que a pesar de 12 horas de trabajo diario las cosas no avanzan, seguramente es difícil salirte de la oficina hasta para comer. Es fundamental hacer un alto en el camino y comenzar por respetar la “Regla de 3” de la administración del tiempo para dejar de tener días miserables y lograr balance de vida (https://www.youtube.com/watch?v=44DvUuypHuI&list=UUPZRGdkSTK7-aWFKwvZBIAg)
- Servicio: No hay nada más frustrante que regresar a la oficina y que empieces a recibir una y mil quejas tanto internas como externas. Las internas como quiera las puedes resolver después, pero si tienes clientes enojados por errores cometidos durante tu ausencia, eso si es grave, especialmente si estamos hablando de una cuenta clave. Probablemente si te cuesta salir de la oficina, es porque aun no tienes ni sistemas robustos, ni un equipo tan maduro. En lo que eso sucede, para que puedas irte tranquilo haz una reunión previa a tu salida y revisa a todos tus clientes importantes (con el 80/20 es suficiente para estar bien) y detalla cual es el status preciso con cada uno de ellos en términos de ventas, margen, inventario, cobranza o algún proyecto que tengas en puerta. Un ejemplo de esto sería revisar a tu cliente “A” para saber como va la venta real del mes vs. la venta presupuestada o proyectada. Verifica cómo está el margen de los productos que ya ha consumido, si tienes inventario suficiente para surtirle todo lo que va a pedir, cómo van sus pagos vs. sus compras y finalmente ver avances sobre algún posible nuevo proyecto que estés trabajando con él. Lo mismo tendrías que hacer con todos los demás hasta tener controlado qué debe hacerse con cada cliente durante tu ausencia (venderle, cobrarle, dar seguimiento a compras y a entregas, etc). Deja instrucciones muy claras de lo que hay que hacer, cuándo se debe hacer y lo más importante, quién será el responsable de rendirte cuentas a tu regreso. En algunos casos es un gran detalle avisarle al cliente con quien puede comunicarse mientras tú no estás disponible indicando mail, celular y todo lo necesario para que el cliente ni lo sienta. Este pequeño ejercicio servirá como el primer paso para delegar efectivamente. No se trata de aventarle la chamba a tu equipo. Se trata de definir prioridades, establecer acciones, definir expectativas y facultarlos para la toma de decisiones. Si las cosas funcionaron tal cual lo pediste, seguro podrán seguirlo haciendo sin ti y habrás ganado tiempo libre que puedes utilizar para ti y para generar nuevas ideas para negocios rentables, en vez de seguir atrapado en la operación del día a día.
- Oficina: Deja todo tu escritorio ordenado. Empieza por limpiar tu correo. Contesta todos los mensajes pendientes, borra o archiva los que no necesites y activa el mensaje de respuesta automática (la mayoría de los clientes de correo lo tienen) para que las personas que te busquen sepan que no estás y cuando regresas. Actualiza tu lista de pendientes (los famosos To Do’s) para que cuando regreses la tengas a la mano y no pierdas el hilo de las cosas. Archiva documentos, entrega todo lo que se necesite para no parar la operación y asegúrate que no se queda nada “atorado en tu escritorio”. Evita el típico, “no está el Ingeniero y tenemos que esperar hasta que regrese”.
Estos pequeños pasos te permitirán irte tranquilo, y sobre todo preparar a tu organización para que dependa de los sistemas y no de ti. Nos vemos cuando regreses…
Rodrigo Calderón
Executive Coach
ebena, Soporte Empresarial, S.C.
ebena.mx
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