La administración del tiempo es una habilidad y un hábito que se adquiere con balance de vida y manejando una agenda semanal efectiva.
La administración del tiempo es uno de los 4 componentes más importantes dentro de los fundamentos de los negocios conjuntamente con la planeación estratégica, las finanzas y el servicio al cliente. El dominio del tiempo es un reto que está presente de forma permanente en las organizaciones no importando los años que se tengan en el mercado, el nivel de facturación o el número de personas que estén en la empresa.
Cuando como empresario, emprendedor o dueño de negocio te enfocas en la administración del tiempo, verdaderamente puedes lograr un gran impacto hacia el interior debido a que la gente se siente mucho más libre. Todos sabemos lo desagradable que es trabajar en un lugar en donde te cuentan cada minuto, en donde todo es inflexible y en donde no hay respeto por el tiempo de los demás (como cuando te llaman a una junta urgente a las 6:00 PM). Las personas que como líderes promueven el balance de vida normalmente dirigen equipos mucho más motivados y exitosos debido a que el ambiente es más relajado ya que lo que importa son los resultados, no cubrir un horario o una jornada de 8 horas.
Si nos remontamos al pasado, cuando nacimos nuestros padres o quien se hizo cargo de cuidarnos durante la infancia tomaban el papel de regular nuestros tiempos. Después en la escuela, maestras y profesores hacían lo propio cumpliendo con ciclos escolares, horarios para cada materia, etc. Cuando entramos al mundo laboral quizás había horarios, políticas y estructuras establecidas que regulaban tu tiempo, pero como empresario independiente la auto-disciplina es el factor clave, puesto que ya no hay nadie que esté al pendiente de tu agenda más que tú mismo.
Si estamos por nuestra cuenta, el único responsable de permitir que el tiempo se vaya en distracciones como podrían ser: redes sociales, checar el mail personal, pasear en internet, llenarse de conversaciones ociosas o largas llamadas telefónicas, eres tú. Nosotros debemos estar conscientes sobre el costo que tiene cada minuto e impedir que nos invadan los famosos ladrones del tiempo, esas personas que hábilmente y que de forma inesperada te hablan a un horario que no contemplaste, te interrumpen con un tema importante para ellos o te fuerzan a que vayas a una reunión que no tenías agendada, por poner algunos ejemplos.
El tiempo es un recurso finito y por más que el cine nos ayuda a soñar que podríamos viajar para ir y regresar en él, la realidad es que no existe lugar alguno en el que puedas comprar más martes o más jueves porque ya se te acabaron los que tenías. Todos estos factores combinados pueden crearte diariamente una atmósfera tóxica que conocemos como el ciclo de la decepción y la desilusión. Decepción porque por más que intentaste llegar temprano para hacer distintas cosas, pasaron ya 3 horas que ahora mismo te fueron robadas por algún ladrón del tiempo, y desilusión porque a pesar de que hoy llegaste temprano todavía no has hecho nada y que si siguen las cosas así, mañana y los demás días pueden llegar a ser igual de miserables que el día de hoy.
Para poder salir de este ciclo de decepción y desilusión, la recomendación es entender el día en tres partes. Si cada día tiene 24 horas, entonces 8 horas son para dormir, 10 horas son para trabajar y 6 horas son para ti. Está comprobado clínicamente que dormir menos de 8 horas tarde que temprano el cuerpo lo resiente y el rendimiento va disminuyendo paulatinamente, además de que tendríamos que considerar los posibles trastornos fisiológicos que esto puede ocasionar. Considerando una jornada típica de 8:00 a 6:00 PM, este espacio de tiempo debería ser suficiente para poder cumplir con todos los objetivos y responsabilidades laborales. Los que se quejan de trabajar más 10 horas diarias (12 – 14 horas en algunos casos) sin duda deben revisar con detalle si dentro de ese espacio no existen distractores que deban eliminarse, o revisar si no se tiene la presencia frecuente de ladrones del tiempo que estén evitando que se logren tener 10 horas efectivas y productivas.
Con 8 horas destinadas para dormir y 10 horas enfocadas a trabajar, el día puede ofrecerte 6 maravillosas horas para ti. Quizás seas madrugador y te guste ir a hacer ejercicio temprano, a lo mejor puedes desayunar con calma con la familia o con los amigos. Otros podrán ir a comer a casa o llegar temprano por la tarde para convivir, descansar o lo que sea su pasatiempo favorito. El tema es que con una vida balanceada, se puede estar contento, sentirse pleno y sin descuidar responsabilidades y obligaciones. ¿Suena bien verdad? pero lograr hacerlo es el verdadero reto. Auto-disiciplina y educar al entorno es la clave.
Como la administración del tiempo depende de ti, dentro de este esquema de dividir el día el tres partes, un buen comienzo para encontrarle la cuadratura al círculo es identificar cuales son las actividades que más te llenan de energía junto con todas aquellas que contribuyen a tu salud y a tu bienestar. Una vez que las tengas bien definidas, acomódalas dentro de los bloques de 6 horas libres que tienes para ti diariamente a lo largo de la semana. La idea es proteger como principio lo que te hace feliz, para que tengas la energía suficiente y la salud física y mental para rendir al máximo durante las 10 horas que están destinadas al mundo laboral. Lo más común es que la gente se quite lo que le hace feliz en vez de concentrarse en respetar esos espacios y acomodar lo demás.
Durante las 10 horas de trabajo diario, ni un minuto más, ni un minuto menos, el reto es acomodar todas las tareas dentro de ese espacio. Piensa cual es el mejor horario para leer mails, cuando tienes tus juntas tanto las que convocas tú mismo, como las otras a las que tienes que ir. Cuando visitas clientes, cuando planeas, cuando haces reportes, cuando hablas con tu gente, cuando supervisas, etc. Tienes 50 horas en la semana para acomodar todo eso… debería ser suficiente.
La meta es llegar a desarrollar una agenda de bloques que te permita tener espacios y tiempos definidos, preestablecidos y con el menor número de interrupciones posibles. Recuerda que en la escuela tenías clases en bloques de 1 ó 2 horas y ningún maestro podía robarse tiempo de las clases de antes o después. Se ajustaban al tiempo definido y punto.
Si en estos momentos no tienes una agenda de bloques establecida o si está de cabeza, hoy es el momento ideal para hacer un alto en el camino. Nuevamente bloquea primero las actividades para ti (salud, bienestar, energía), fija tus 8 horas para dormir (p. ejemplo piensa en dormir de 10:00 PM a 6:00 AM) y todo lo que resta es para trabajar. Como no hay más espacio, las 10 horas para trabajar tendrán que ser muy efectivas, no puedes distraerte (todo lo personal mándalo a las 6 horas para ti), no puedes darte el lujo de que se te atraviesen ladrones y al final tu meta es tener un día feliz, completo y balanceado cada día. Con esto olvídate de esperar a que sea viernes, todos los días serán maravillosos…
Las ventajas de tener una agenda semanal son muchas, una de ellas es que evita que vivas para trabajar. Sin duda el tipo de negocio, el tipo de clientes que atiendes y las condiciones del mercado son factores muy importantes a considerar, pero el secreto es no estar a la deriva permitiendo que clientes, proveedores y tus mismos colaboradores gobiernen tu agenda y decidan cómo debe ser tu día.
La tecnología de hoy permite sincronizar actividades y establecer recordatorios cada hora o cada 15 minutos según se necesite para ayudar a crear auto-disciplina. La agenda semanal no es una camisa de fuerza, no es inflexible, es una herramienta que te permite mantener el curso estableciendo espacios genéricos que se destinan para una o varias actividades. Si yo fijo que de 9:00 a 11:00 AM es el espacio de seguimiento a clientes, quizás tenga días en que haré llamadas, en otros enviaré cotizaciones o bien llamaré de nuevo para conocer avances.
Si sientes que de repente te pierdes y no sabes si estás haciendo buen uso de tu tiempo, basta con que te hagas estas dos preguntas: ¿Lo que estás haciendo en estos momentos contribuye a tu desarrollo, a tu salud o a tu bienestar? y/o ¿Lo que haces en estos momentos contribuye al crecimiento del negocio, a ganar clientes o a mejorar el servicio? Si la respuesta es NO a alguna de ellas o en ambas, seguramente estás perdiendo el tiempo, así que detente de inmediato y corrige el rumbo.
No hay cosa más motivante que levantarse después de haber dormido bien, empezar el día haciendo algo que te gusta, luego darle duro y sacar todos los pendientes que nos llevan al alcance de los objetivos para finalmente rematar el día con un espacio de paz y tranquilidad que recargue la pila para tener mañana otro día feliz…
La administración del tiempo es una habilidad y un hábito que se adquiere con balance de vida y manejando una agenda semanal efectiva.
Rodrigo Calderón
Executive Coach
ebena, Soporte Empresarial, S.C.
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1 comentario en “Administración del tiempo – ¿Cómo saber si lo estoy haciendo bien?”