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El ABC de la evaluación de desempeño

Un buena parte de los ejecutivos, empresarios y dueños de negocios que ya cuentan con ciertos años de presencia en el mercado reconocen la importancia de tener un equipo de trabajo contento, motivado y comprometido con la organización; sin embargo también existe un gran sector que permanentemente se queja de “su gente” y que se escuda en la arcaica frase que dice:

– “Yo soy el Jefe, y para eso les pago”…

Para formar un equipo enganchando y enfocado a los resultados, es importante instalar un proceso de evaluación de desempeño basado en el siguiente ABC:

A) Definición de objetivos: Lo primero que acaba con el buen humor de un equipo es no saber a dónde va, ni qué se espera de él. Es responsabilidad del líder conocer cuáles son las directrices de la organización para poder alinearse personalmente y posteriormente hacer lo mismo con el resto del equipo. Si los esfuerzos del grupo y del líder están encaminados hacia lo que pide la organización todos sentirán que son parte de la misma misión, por lo que cualquier discusión que vaya en contra de las directrices no tendrá lugar y cualquier persona que no esté dispuesta a enfocarse en eso, simplemente no tendrá nada que hacer en ese grupo. Una forma de evitar la falta de motivación en un futuro es definir desde este momento cuáles son las expectativas mínimas para poder calificar el esfuerzo como “misión cumplida” y también es importante establecer que significaría “exceder tales expectativas”. Un ejemplo de ello sería el siguiente:

  • Objetivo: Disminuir 10% los costos del 2013 al cierre de Diciembre 2014. Responsable: Yo
  • Cumplir expectativas: 10% de reducción. Esto sin duda no será fácil y demandará mucho esfuerzo, pero eso es lo mínimo que la organización está esperando de mi.
  • Superar expectativas: Ahorros mayores al 10% Wow!!! Si mi equipo disminuye mucho más que el 10% se estará rebasando lo que la empresa esperaba. Al definir este concepto se evita que la gente piense que se le premiará por hacer lo que tiene que hacer, que en este caso es 10% de ahorros como mínimo.

B) Seguimiento a los objetivos: Una vez que las directrices están claras y que todos están de acuerdo con los objetivos incluyendo lo que significa cumplir o exceder las expectativas, lo siguiente es ejecutar. Aquí la recomendación es determinar un espacio específico todos los días para revisar las actividades tuyas como líder y las del equipo. Individualmente por ejemplo, puedes definir una hora diaria para dar seguimiento y quizás convocar a una reunión semanal o quincenal con el grupo para mantener el curso e intercambiar puntos de vista. El líder tiene un papel muy relevante para mantener el nivel de prioridad e importancia de los objetivos. Debe convocar y realizar las reuniones de seguimiento bajo un esquema de total seriedad, puntualidad, que sean efectivas y que al término de ellas se cuenten con acuerdos y compromisos bien establecidos. El equipo es altamente sensible a que el líder primero haya estado presionando mucho con los objetivos y luego no pase nada. También le será muy molesto tener que asistir a reuniones dispersas, donde nadie llega a tiempo y donde no se percibe un ambiente de tareas cumplidas semana a semana. Precisamente las reuniones de seguimiento son el termómetro que permite evaluar al grupo y a cada uno de los individuos. Recuerda que somos humanos… escucha a tu equipo, manténte cerca de ellos, abre los ojos y alerta todos tus sentidos. En la medida que el grupo se mantenga unido y comprometido, los resultados llegan solos.

C) Evaluación de desempeño: La rendición de cuentas es un proceso fácil si se ha venido cumpliendo con lo indicado anteriormente. Con objetivos claros y reuniones de seguimiento constantes a lo largo del tiempo, cada 3 meses es muy fácil sentarse con cada persona y con el grupo para evaluar cómo van las cosas. Las mejores prácticas indican que para objetivos que tienen un horizonte de planeación de un año, al menos deben tenerse 2 evaluaciones formales (una a los 6 meses y otra a los 12 meses) y otras 2 más casuales al cierre del primer y tercer trimestre respectivamente, para un total de 4 evaluaciones al año. El primer trimestre puede tener ingredientes de confusión sobre el reto, puede no tenerse a la mano todos los recursos, y es probable que el equipo o una persona en particular esté medio perdida en algunos conceptos, pero para eso es la evaluación. En la segunda, que es la primera formal, se tienen ya suficientes elementos para poder dar retroalimentación exacta sobre el rumbo actual. En esta etapa el líder tiene que tener datos duros y evidencia sobre el desempeño, pero es muy importante concentrarse en evaluar si las personas están teniendo las competencias adecuadas para cumplir la misión. Pon mucha atención sobre las capacidades de adaptación, de ejecución, los comportamientos y el conocimiento del negocio que el grupo o los individuos estén mostrando. Corregir o incentivar el SER es clave en esta etapa. Para el tercer trimestre normalmente lo que va bien terminará bien si has seguido todo este proceso y lo que va mal terminará mal al menos que se instalen cambios inmediatos. Si el incumplimiento viene por parte de la persona, sin duda es momento de establecer un plan de mejora que permita enderezar el camino. Si el tema no es la gente habrá que analizar el entorno y los factores externos para poder tomar buenas decisiones y sobre todo no perder la motivación del equipo. Por último al final del año ya no hay más que ver lo que pasó. Nuevamente el líder debe tener muy claros sus comentarios para cada persona y debe contar con evidencia sobre los objetivos logrados, los superados o los no cumplidos.

Este es el momento cumbre y la razón fundamental por la cual se siguió todo este proceso. Lo hecho, hecho está… es el final de un ciclo y el inicio de uno nuevo. El mantener un equipo enganchando y enfocado a los resultados no es una receta de cocina. Hay muchas variables a lo largo del tiempo, pero siguiendo este proceso de definir objetivos, dar seguimiento y la evaluación de desempeño permite a los líderes prevenir, reaccionar oportunamente y mantenerse sensibles para hacer lo correcto y llegar a la meta…

Rodrigo Calderón
Executive Coach
ebena, Soporte Empresarial, S.C.
ebena.mx
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T. +52 (55) 6281 8028
Skype: ebenasoporte
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photo credit: familymwr via photopin cc




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