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¿Cómo optimizar el proceso de compra?

Saber comprar ingredientes, materias primas e insumos para la Industria de Alimentos significa encontrar la mejor propuesta de valor para las necesidades del negocio.

Aun para muchos ejecutivos de las áreas de Compras o de Abastecimiento, comprar bien significa haber llevado las negociaciones hasta donde ellos pudieron tomar el control del proceso y lograron acorralar a sus proveedores para obtener el descuento o el precio más bajo. Sobre esta política el horizonte se plantea en el corto plazo, se busca un beneficio económico unilateral inmediato y parece que no importa mucho la relación con el proveedor. Por eso deberíamos definir nuevamente que es tener un buen proceso de compra.

Haciendo a un lado el estilo que mencionamos anteriormente, en nuestros días debe entenderse que saber comprar implica poder encontrar la mejor propuesta de valor para las necesidades particulares del negocio. El precio no es la única variable en la ecuación, porque no se trata de encontrar “algo barato”, sino aquello que esté dentro del presupuesto. La calidad no es un factor aislado, puesto que no buscamos algo de “buena” o de “mala” calidad, buscamos que el producto o el servicio cubra las especificaciones definidas. Finalmente el servicio tampoco es un punto independiente, un buen comprador deberá evaluar las condiciones que ofrece el proveedor antes, durante y después de la venta para definir si se adapta a las necesidades de la organización.

Pensando en términos coloquiales, imaginemos a un comprador que trabaja en una planta de alimentos y que está en búsqueda de un nuevo ingrediente, del cual ya tiene en sus manos las especificaciones que tanto el área de Aplicaciones, o de Investigación y Desarrollo y/o de Producción definieron. Lo primero que hace es llamarle a sus proveedores y tres de ellos le responden que tienen el producto que busca. El primero cumple con la especificación requerida (ya se le compraba en el pasado), su tiempo de entrega es de 3 semanas y su precio es de USD$3.00/Kg.

El segundo tiene un producto de USD$2.80/Kg, lo tiene de entrega inmediata (al día siguiente podría estar en la planta) pero es de un proveedor aparentemente ubicado en Asia del cual nunca habían escuchado, y el certificado de calidad indica que el material se encuentra dentro de la especificación. La tercera opción es de un proveedor aprobado (por eso se le llamó), aunque nunca se le ha comprado este ingrediente. Su precio es de USD$2.85/Kg, normalmente son amables y nunca fallan en el tiempo de entrega, pero su producto tiene algunos parámetros fuera de la especificación. ¿Por cuál alternativa debería el comprador inclinar su decisión? Analicemos los escenarios que se le presentaron para este ejemplo en particular:

  • Opción#1: Proveedor aprobado, especificación cubierta, el precio es el más alto y el tiempo de entrega es conocido.
  • Opción#2: Distribuidor que ofrece material de un proveedor no aprobado, el precio más bajo, entrega inmediata y especificación cubierta aparentemente.
  • Opción#3: Proveedor aprobado, servicio aceptable, precio competitivo y producto fuera de algunas de los parámetros indicados en la especificación.

Pensando en la mentalidad de comprar barato, pareciera ser que su mejor opción es la #2, sin embargo aquí está el claro ejemplo de ver sólo el precio sin evaluar los riesgos. ¿Ingresarías a tu planta un material de un proveedor del que no conoces su sistema de calidad y sin evaluar primero el desempeño que tendrá en el producto que tú ofrecerás a tus clientes, sólo porque está “barato”? ¿Cuánto te podría costar una reclamación por materia extraña (vidrio, químicos) o por daño a la salud (patógenos) por no evaluar el riesgo? ¿Cuál sería el impacto en la imagen de tu marca?

Un buen comprador de entrada ignoraría la opción #2 y se detendría a analizar las alternativas #1 y #3. En la primera parece que no hay riesgo alguno, pero el precio es el más alto y habría que revisar el presupuesto para no tener problemas de costo. En la tercera opción, el precio es atractivo pero tendría que revisarse con las áreas internas correspondientes si los parámetros que están fuera de la especificación son críticos o no. Muchas veces en las organizaciones se comete el error de generar especificaciones que no van de acuerdo a las condiciones que los fabricantes ofrecen normalmente en el mercado. Por ejemplo, se indica un rango de pH demasiado cerrado que implica costos adicionales para el proveedor y que al final no tienen ningún impacto en el producto terminado, pero como “así dice la especificación” el área de Compras tiene que “rechazar” la propuesta o tiene que pagar más por un producto que si lo comprara de “línea” sería perfecto en términos de valor. Concluyendo este ejemplo, si el parámetro resultara ser crítico, la opción #3 sería también rechazada y se debería comprársele al proveedor #1. Su producto es el más caro pero no hay riesgo alguno, por lo tanto su propuesta de valor es la mejor opción. 

Esto es lo que los compradores profesionales deben de tener como la línea clara y segura para ejercer sus negociaciones. Deben conocer bien a sus proveedores, visitar sus instalaciones, revisar el envase, el embalaje, el transporte y porque no, involucrarse con el área de Seguridad e Inocuidad Alimentaria para realizar auditorias de calidad e instalar un programa de desarrollo de proveedores.

Para proteger el costo lo ideal es tener al menos 3 opciones aprobadas para cada uno de los materiales e ingredientes críticos. Esto obviamente toma tiempo, pero contando con un buen análisis 80/20, conociendo a los jugadores del mercado y dedicando tiempo para aprobar alternativas, la presión por cumplir un presupuesto de costo variable en la planta se torna mucho más sencillo.

No compres barato. Aprende a compra bien evaluando todos los riesgos… Sólo así lograrás optimizar el proceso de compra.

Rodrigo Calderón
Executive Coach
ebena, Soporte Empresarial, S.C.
ebena.mx
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T. +52 (55) 6281 8028
Skype: ebenasoporte
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photo credit: Nick Saltmarsh via photopin cc




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