Superado el arranque y ya con cierto tiempo en el mercado generando ventas e ingresos constantes, el siguiente gran paso está en sistematizar e institucionalizar a la empresa.
En el mundo emprendedor todos sabemos lo retador que es atreverse a dar el primer paso para independizarse y abrir tu propio negocio. Los primeros desafíos por lo general tienen que ver con el dinero… hay que buscar prospectos, cerrar ventas, encontrar más clientes, cobrar, pagar gastos, cubrir costos, etc.
Después de ese gran primer paso, es fundamental desarrollar planes de marketing que te permitan construir una marca, penetrar en el mercado, hacerte de un prestigio y seguir generando ingresos que se conviertan en utilidades. ¿Cuánto tiempo dura ese proceso? en realidad depende mucho del tipo de negocio y de la persona que esté al frente en la toma de decisiones, pero una vez que se ha superado el arranque y que ya se tiene cierto tiempo en el mercado generando ventas e ingresos estables y constantes, el reto está en sistematizar e institucionalizar a la empresa.
Si el estilo de liderazgo del fundador es autocrático y tiende a abdicar las responsabilidades que no le gustan o que ignora, en vez de delegar y reclutar a un equipo que ayude a seguir adelante, la organización corre el riesgo de quedar suspendida en el tiempo, y tarde que temprano estará condenada a morir y desaparecer.
Este segundo paso de desarrollo es nuevamente un salto crítico hacia el éxito del negocio… primero fue arrancar y ahora se trata de crecer y madurar. Aquí es donde se necesitan las mejores ideas para negocios rentables enfocadas a establecer sistemas de trabajo que primordialmente protejan la experiencia del cliente con tu producto o servicio y posteriormente que fortalezcan el control interno. Estos sistemas deberán ser instalados, ejecutados y controlados por tu gente, así que no se trata de contratar a un externo cualquiera para que te haga la chamba.
Muchas organizaciones cometen el error de contratar becarios o consultores externos que documenten los procesos cuando ellos por lo general ni conocen la chamba a detalle y además se concentrarán en llenar papeles vacíos que acaban como decoración en la oficina del dueño.
La forma correcta de hacerlo es primeramente estar convencidos como negocio que ese es el camino para garantizar la existencia de la empresa en los años futuros. En ese sistema estará plasmado toda la experiencia, todo el conocimiento y “todos los secretos” (por eso se le llama know how en Ingles, es decir el “cómo se hace”).
Si la decisión es “vamos para adelante con esto” todo el equipo tiene que estar consciente, incluyendo al dueño o al Director General, que instalar un sistema cambiará la vida de todos a partir de ese momento. Se trata de mejorar y documentar lo que hoy se hace, pero más aun se trata de incorporar a la operación todo lo que hoy no se hace. Se trata de reconocer que hoy se está bien, pero que se desea estar aun mejor a través de tener claridad en todas y cada una de las actividades. Si el primero que “avienta la toalla” en el camino es el dueño o al Director General, la reacción natural será “si a él / ella no le importa , a nosotros mucho menos” y adios esfuerzo por mucho o poco que se haya invertido.
Un buen sistema para una organización por lo general contiene como base todos estos conceptos dentro del índice general:
- Corporativo: Contiene la imagen de la empresa, así como las políticas y el código de ética que rige la organización.
- Administración del talento: Especifica la relación con los empleados incluyendo reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, sucesión y compensaciones.
- Área Comercial: Aquí se detalla todo el esfuerzo que la empresa hace para ir al mercado, es decir Mercadotecnia, Ventas, Servicio al Cliente y Soporte técnico.
- Cadena de Suministro: Probablemente el módulo más extenso que contempla la operación propiamente dicho desde la planeación, compras, abastecimiento, manufactura, entrega, mantenimiento, seguridad, calidad, etc.
- Control interno: En esta parte se regula todo lo que tiene que ver con los números (Administración, Contabilidad, Tesorería, Auditoria) además de la parte Legal y cumplimiento con las leyes locales y federales, e incluso los programas de continuidad del negocio en caso de contingencia o desastre.
Bien, estas son sólo las principales ideas para negocios rentables en materia de sistematización e institucionalización del negocio para lograr tener una empresa que funcione sola el día de mañana.
Rodrigo Calderón
Executive Coach
ebena, Soporte Empresarial, S.C.
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