Ser productivo es un estilo de vida y se alcanza con disciplina y metodología para administrar tu día en lo personal y en el trabajo.

Si no tienes un plan de vida el día se consumirá sin ningún sentido.

Si no tienes balance es muy fácil caer en la flojera, mal comer o pasártela en lo que te encanta en vez de generar recursos.

Si te la pasas siempre trabajando sin disfrutar de la vida vivirás frustrado, cansado y quizá caminarás en solitario.

Conoce en este artículo por donde empezar para administrar tu tiempo y lograr productividad .

https://www.linkedin.com/pulse/productividad-y-el-arte-de-la-administración-del-calderón-cedeño/

Elaborar el presupuesto puede sonar intimidante para las personas que están emprendiendo o que aun llevan poco tiempo con el negocio, pero es una de las mejoras prácticas que se pueden instalar en la empresa:

1. Permite estimar los ingresos esperados para un período de tiempo.
2. Ayuda a visualizar todos los costos y gastos en los que se puede incurrir para lograr las utilidades esperadas. Eso a su vez abre espacios para reflexionar, optimizar y evitar desperdicios o abusos.
3. Genera certidumbre para operar puesto que ya está claro el camino para lograr las utilidades proyectadas. Lo único que falta es ejecutar.

La mejor forma de comenzar a familiarizarse con el tema del presupuesto es realizando ejercicios en la vida personal. Puedes hacer un presupuesto para algún viaje de fin de semana, donde las principales variables serían:

a. ¿Cuánto dinero necesito para este viaje? Sería equivalente a estimar los ingresos necesarios para fondear el proyecto.

b. ¿Cuánto me va a costar? Esto sería considerar costos y gastos de transporte, alimentos, bebidas y entretenimiento.

c. ¿Cuánto me quedó regresando? Serían las utilidades esperadas. La idea sería no gastar más de lo planeado, porque de lo contrario es probable que termines endeudada.

Encuentra más detalles sobre cómo elaborar un presupuesto en este artículo…

https://www.linkedin.com/pulse/cómo-administrar-mi-dinero-rodrigo-calderón-cedeño-4c/

Muchas personas asumen que tener problemas de cobranza es algo normal porque “así es la gente” en nuestro país.

Es un hecho que desafortunadamente una buena parte de la población es informal e incluso irresponsable para cumplir con sus compromisos comerciales, por eso aquí a diferencia de otros lugares, es muy importante tomar acciones claras para recuperar la cartera.

¿Para qué sirve enfocarte en la cobranza?

1. Para evitar que te quedes sin dinero. Recuerda que tener inventario parado en el almacén o no cobrar son las rutas más comunes para quedase sin liquidez en el negocio.
2. Para garantizar tener recursos para operar. Cobrar empieza desde que inicia la relación con el prospecto. Es un posicionamiento firme y amable que deja muy claro las obligaciones y las consecuencias para ambas partes.
3. Te obliga a entregar un producto, un servicio y una experiencia impecable para que no haya ningún motivo por el cual el cliente no te quiera pagar.
4. Gánate el derecho a que te paguen a tiempo instalando un sistema de cobranza consistente, cordial y efectivo.

¡No cobres cuando ya no tengas dinero!

Encuentra más detalles en este artículo…

https://www.linkedin.com/pulse/cómo-administrar-mi-dinero-rodrigo-calderón-cedeño-3c/

Uno de los mejores hábitos que he visto en los empresarios exitosos a lo largo de estos últimos 10 años es el de dedicar días específicos para visitar las instalaciones e interactuar con la gente, con su gente…

Visitar las instalaciones ayuda a darse cuenta de las necesidades reales de la operación y puedes percibir “el aroma del inventario”. A simple vista es muy sencillo darse cuenta cuando los materiales se mueven, cuando sus condiciones de almacenamiento son adecuadas y recorriendo pasillos puedes identificar si hay materiales sucios o con polvo acumulado, lo cual significa que algo está pasando y que hay dinero parado por ahí.

¿Para qué sirve controlar el inventario?

1. Permite conocer físicamente los materiales, productos e insumos que se manejan en el negocio. Eso ayuda a tener conversaciones mucho más claras con personas internas, clientes y proveedores puesto que conoces de lo que se está hablando. Tienes una imagen firme en tu mente.
2. Visitar el almacén para observar el inventario ayuda a captar si hay mucho, si hay poco o si hay material detenido afectando el flujo de efectivo. Cuando has visto el inventario puedes cuestionar información que te llegue o posibles errores de captura en el sistema.
3. Es mucho más sencillo tomar acciones y dar seguimiento sobre materiales, productos e insumos que estén obsoletos o no conformes cuando frecuentemente los estas viendo. Si ves más o menos sabes que progreso hay con respecto al plan para recuperar el efectivo.

En el siguiente artículo https://www.linkedin.com/pulse/cómo-administrar-mi-dinero-rodrigo-calderón-cedeño-2c/ puedes tener mayor información sobre el impacto del inventario en el flujo de efectivo y cómo prevenirlo.

En distintas empresas existen personas que generan y distribuyen reportes muchas veces sin saber su razón de ser.

Indudablemente puede haber caprichos del jefe o de las oficinas corporativas. En empresas más pequeñas sucede que se hacen porque “desde que llegué ya estaban”.

La regla general siempre es evaluar cuál es la razón por la que existe ese reporte, es decir, quién lo hace, que información refleja, qué tipo de decisiones se toman a través de esos datos, etc.

¿PARA QUÉ SIRVE TENER REPORTES DEL NEGOCIO?

1. Los reportes clave como el estado de resultados, el flujo de efectivo y el presupuesto permiten evaluar semana a semana, o mes a mes el desempeño de la organización.
2. Ayudan a confirmar si se están generando utilidades y revisando sus componentes se puede analizar cómo es que se están logrando esas utilidades.
3. Promueve el orden y la disciplina del negocio. Si la empresa desarrolla el hábito de generarlos consistentemente, los líderes pueden abrir foros para tomar decisiones, el equipo entiende el impacto de su trabajo al generarlos y permite comprender el fundamento de las acciones a seguir.

Si quieres conocer más información sobre los reportes clave para controlar el dinero en la empresa, te compartimos el siguiente artículo.

Si estás a mitad del mes y aun no conoces los números del negocio, probablemente debas reflexionar sobre la diferencia entre tener el control de tu empresa vs. revisar “la contabilidad” El común denominador en varias de las PyME’s de nuestro país es la creencia de que la contabilidad, los números y la comunicación con el SAT es “responsabilidad del contador”. Platicando con empresarias y emprendedores cuando preguntamos sobre cómo estuvo el mes o si podemos revisar el estado de resultados y el flujo de efectivo frecuentemente me dicen que no lo tienen, o bien que “eso es chamba del contador”. Si bien el contador interno o el servicio profesional externo (muchos así lo tienen) está para llevar los libros, subir la contabilidad electrónica y apoyarnos a cumplir con lo que piden las autoridades, la responsabilidad absoluta de esas cifras es de los dueños de la empresa y es “peligroso” no tener el control de lo que se está reportando. Es peor aun  cuando me comentan ¿cuál número quieres ver, el real o el del SAT? como si estuviéramos hablando de dos empresas distintas. La evasión fiscal es un delito, mientras que la estrategia fiscal es un componente clave de las personas que dominan su negocio. Cuando se desarrolla ese cambio en la observación de los resultados el proceso toma un rumbo diferente puesto que no sólo se cumple con la autoridad sino que además se convierte en un proceso de revisión del desempeño de la organización desde su punto más frío… las finanzas y la contabilidad. Los datos duros no toman en cuenta esfuerzos o intenciones, únicamente reflejan lo que es y punto. Saber cuánto ingresó o cuánto se cobró, cuánto fue el costo de ventas, cuáles fueron la utilidades, o cómo será el pago de impuestos es información fundamental para las empresarias que realmente tienen en el control de lo que está sucediendo y gracias a esos datos es que pueden analizar y definir las acciones a seguir en el corto, mediano e incluso en el largo plazo. Los negocios exitosos entienden que el cierre mensual no es un proceso contable o fiscal, es un profundo ejercicio de reflexión para medir el desempeño y ajustar el rumbo. Por eso es un error en la mentalidad del empresario dejarlo todo en manos del contador, en vez de involucrarse. Al final la autoridad fiscal buscará al dueño y no al contador en primera instancia. Este texto lo estamos generando el día 17 de Agosto del 2017 y para esta fecha muchas empresas aun no conocen ni siquiera cuales fueron las cifras básicas de desempeño del mes anterior que sería Julio. Si las cosas iban bien, para la segunda semana del mes probablemente siguen así, pero como no hay contra qué comparar vamos como a la deriva. Si el resultado ya era malo y seguimos por el mismo camino lo más probable es que este “nuevo” periodo termine igual o incluso peor. El cambio de observación del que hablamos tiene que suceder en el líder de la organización. Si la empresaria o el emprendedor que comanda el timón no demuestra un genuino interés por evaluar su desempeño no esperen que al resto del equipo le importe. Aquí la recomendación es hacer un alto en el camino y evaluar incluso con el equipo qué es lo que deberíamos estar midiendo o analizando cada mes. Algunos le llaman indicadores clave de desempeño o KPI’s por sus siglas en Ingles, pero vayamos por partes y arranquemos por el principio. Los reportes básicos de contabilidad como el estado de resultados (Ver video – Finanzas y control de gastos) y el flujo de efectivo (Ver video – Finanzas ¿cómo administrar mi dinero?) deberían ser el primer paso y los podrías trabajar conjuntamente con el contador para tener total claridad sobre lo que está sucediendo y lo que se está reportando con las autoridades. Esos dos documentos son más que suficientes para visualizar si hay problemas en los ingresos, si hay que revisar los costos o si se está gastando desmedidamente. Una vez que hayas detectado las tendencias, podrás trabajar con el resto del equipo en las acciones inmediatas para corregir el rumbo. Incluso ahora sí podrías definir que otras cosas podrían o deberían medirse para apoyar al alcance de los resultados que se están planteando. Por eso decimos que el cierre de mes no sólo es un proceso contable, a partir de las cifras contables podemos tener una clara radiografía de la empresa y actuar en consecuencia.   Rodrigo Calderón Socio – Director ebena, Soporte Empresarial, S.C. ebena.mx ——————————————————- M. 55 2697 2017 Dir. (55) 6281 8028

Las empresarias y los emprendedores saben de la importancia de vender, sin embargo la clave de todo negocio es encontrar a quien venderle…  Como ya hemos abordado en otros espacios los que habitamos el mundo emprendedor perseguimos un sueño con la esperanza de que nuestro proyecto nos ayude a alcanzar libertad para vivir en plenitud. Aterrizar ese sueño significa desarrollar un negocio rentable y sostenible para no caer en una más de las “grandes ideas” que se mueren en el camino. Michael E. Gerber en su libro “The E- Myth” plantea cómo muchos de nosotros arrancamos el desarrollo de la idea sólo pensando en la parte técnica, es decir en lo que yo se hacer, en lo que me gusta y por lo tanto en lo que yo debería abrir un negocio. Ejemplos de eso hay muchos y de hecho se citan en el libro, pero no hay que ir muy lejos para verlos a simple vista. La señora que cocina rico pone un restaurante, al que le gustan los autos decide poner un taller mecánico, etc. Quizás estos ejemplos te suenen demasiado triviales, pero imagínate que te aventuras en proyectos más grandes y de mayor riesgo pensando sólo desde la parte técnica. Una vez que tienes muy clara tu idea técnica el paso clave hacia la realidad implica reflexionar profundamente sobre ¿qué problema resuelvo con esto?, ¿a quien podría interesarle?, ¿cuánto estarían dispuestos a pagar por mi idea?, ¿cuáles son las tendencias?, ¿de qué se quejan, o a qué aspiran los posibles compradores? Todas estas sencillas y poderosas preguntas viven en el universo del marketing y están relacionadas con el concepto clásico de analizar el producto (o servicio), el precio, el lugar donde lo pienso colocar y las estrategias promoción. Todo directamente relacionado con el plan de negocios de la empresa (las famosas 4 P’s en el idioma Inglés). El no tener claridad en la respuesta para este tipo de preguntas implica poner en riesgo de inmediato la “super idea”, y obviamente comprometer que el proyecto sea sostenible. En contraste, el tener respuestas reales te permitirá no sólo comenzar con el pie derecho, sino incluso posiblemente marcar una distancia significativa contra el resto de tus competidores. Entiendo que hay muchos discursos, libros y posturas sobre cómo estructurar correctamente un plan de negocios, o sobre cómo elaborar un plan de marketing, pero personalmente me quedo con la pregunta mágica que Jeffrey Gittomer tiene en su libro “Little Red Book of Selling” y que dice ¿por qué te compran? Si no podemos contestar esta simple pregunta probablemente sea porque aun no tenemos muy claro quien es nuestro cliente ideal, qué le duele y qué es lo que lo mueve. Seguramente ya has escuchado más de una vez la palabra “nicho”, pero si eres empresaria o emprendedor y no dominas este concepto es momento de hacer un alto total en el camino y no moverse hasta resolver la pregunta. Sam Ovens en un su entrenamiento “Consulting Accelerator” lo define como la intersección que se genera cuando analizas los conocimientos que tienes sobre un mercado, las habilidades que tiene tu producto o servicio, en contraste con las necesidades y aspiraciones reales de las personas que consideras que pueden comparte. Poniendo esto en una forma más simple, el nicho se encuentra cuando cubres la necesidad o la expectativa del cliente a través de entregar el producto o servicio el cual no sólo cumple con las características técnicas, sino que además es constante y consistente. Pensemos en el mercado de pizzas de hace unos 20 años… Alguien se dio cuenta que a la gente le encantaría recibir una pizza recién hecha en su casa mientras veía una película o disfrutaba de una reunión. Además confirmó que tenía la capacidad de desarrollar y establecer la infraestructura (centros de producción eficientes, recetas con ingredientes listos para usarse y un sistema de reparto que le permitía garantizar llegar a los domicilios en no más de 30 min). Bingo!!! se comenzó a desarrollar un negocio muy exitoso gracias a que se tenía el conocimiento técnico de hacer pizzas y se tenia la habilidad de montar todo el aparato necesario para justamente satisfacer la aspiración del mercado que era o es poder comer la pizza de su agrado sin tener que salir de casa. ¿Serán las mejores pizzas del mundo? quizás no. ¿Habría en esa época otros que tenían una mejor receta pero que seguían pensando en montar el tradicional restaurante italiano? probablemente sí, pero la oportunidad de negocio no estaba en hacer la mejor pizza, estaba en la capacidad de hacerla llegar en 30 min al domicilio del cliente. No había que saber tanto de pizzas, el boleto al éxito estaba en cómo hacerla llegar a casa. Me tomó tres párrafos contarles esta historia, pero el punto medular es ¿cómo ese alguien llegó a la conclusión de que la gente estaba buscando una pizza que llegara a su casa en 30 minutos? Pudo haber sido una inspiración o casualidad tipo “Eureka”, o tal vez fue todo un proyecto de investigación de mercado (la verdad no lo se), pero lo que es muy tangible es que resulta casi imposible poder vender algo que el cliente no busca o no espera. El marketing no es publicidad, no es hacer anuncios bonitos o comerciales divertidos, es un espacio donde debemos pensar sobre qué es lo que el cliente espera para que el producto o servicio que ofrezcamos satisfaga esa inquietud o esa inspiración. Todo el tiempo que puedas invertir en investigar qué es lo que ellos quieren es dar respuesta a la pregunta mágica que mencionábamos ¿por qué me compran? En el momento en el que la pregunta del millón tiene respuesta es porque ya sabemos no sólo por qué nos compran sino quién nos comprará, en dónde vive, a qué se dedica, qué edad tiene. Eso es equivalente a tener bien identificado no solo el nicho, sino y también el mercado meta y el cliente ideal que es la persona real que vive en este planeta y que estará dispuesta a comprar lo que nosotros estamos ofreciendo. Los que me conocen saben de mi afición por el tenis y por los deportes al aire libre (campismo, montañismo, pesca, rafting). En México todas estas actividades no son tan populares y por lo tanto no hay muchos establecimientos que ofrezcan lo que alguien como yo aspira o desea. A veces la única opción es comprando en línea y hay que asumir costos como el tipo de cambio, filete y quizás largos tiempos de entrega. En este ejemplo en ningún momento el cliente ideal se queja de la calidad de los productos de tenis o de montaña, tampoco se queja de lo que cuestan, su inquietud, su molestia o su deseo tiene que ver con la falta de disponibilidad. Hoy enfrenta altos costos de logística, largos tiempos de entrega y ausencia de servicio en su país.  ¿Por qué cito este ejemplo? porque una forma directa para investigar que quiere el mercado es indagando sobre estas tres variantes. ¿Será que se quejan de la calidad?, ¿será que les gustaría adquirir algo similar a un precio más competitivo? o ¿será que buscan una experiencia de servicio diferente a la que tienen en estos momentos? Si logras dar respuesta a una de estas tres preguntas o a todas, tienes una mina de oro justo frente a ti. Por eso en el título de este artículo mencionamos “¡Deja de pensar sólo en vender!”, creo que ya te habrás dado cuenta que no importa qué tanto te esfuerces por vender si no tienes claro ni qué solucionas, ni quien te puede comprar. Al contrario, cuando sabes bien ¿por qué te compran? vender es muy sencillo. Ya que está muy claro el nicho, el cliente ideal y el mercado ahora es el momento de establecer estrategias para llamar su atención y gritarles: “Hey, ya estoy aquí y tengo el producto o el servicio que resuelve tu queja o que te ayuda a llegar a lo que aspiras”…  A eso le llamamos plan de marketing. El plan de marketing es el conjunto de estrategias que has seleccionado para poder hacerles ver a tus posibles clientes que estás listo para entregarles el producto o servicio que buscan. Hay estrategias tradicionales como la sección amarilla, folletos, llamadas telefónicas, visitas al sitio, exposiciones… son muchas y todas sirven sí y sólo si son las que el mercado meta acostumbra leer, ver, o recibir. Si a tu cliente ideal le molesta que le llamen a su casa para ofrecerle productos o servicios y tú te pones a hacer llamadas en frío júralo que ya no vendiste. Existen también las estrategias digitales que involucran al universo del internet, navegadores, redes sociales, blogs y demás plataformas en línea. ¿Funcionan? sin duda, pero tienes que asegurarte que le hablan al nicho, al mercado meta y al cliente ideal con un mensaje que esté enfocado a resolver lo que ellos buscan. Un anuncio bonito no sirve de nada, pagar miles de pesos no garantiza nada, lo único que sirve es hablarle al mercado meta para cubrir sus aspiraciones. Cada estrategia que selecciones (la que sea) tiene sus atributos, tiene sus mejores prácticas y tiene un cierto nivel de impacto que hemos aprendido con el paso de los años. En el caso del marketing digital los algoritmos de las redes sociales cambian constantemente, los buscadores también cambian y hay restricciones sobre las proporciones entre el texto y la imagen, así como en el número de mensajes privados que puedes enviar, o en los costos por impresión entre otras variables. La mejor forma de establecer un plan de marketing una vez que tienes claro nicho, mercado meta y cliente ideal (no me voy a cansar de repetirlo) es seleccionar entre 3 y 5 estrategias que puedas ejecutar con un presupuesto moderado. Para muchos no es lo mismo invertir $10,000 al mes en pautas para redes sociales que realizar llamadas en frío que si bien nunca serán gratis, si son más baratas. Una vez que empieces a ejecutar tus estrategias ten muy en cuenta que no vas a encontrar “recetas secretas” o “soluciones milagrosas”. El que te diga que tiene la respuesta perfecta para ti no ha de ser de este planeta o nunca ha tenido un negocio propio. El error en el marketing se minimiza tomando en cuenta todo lo que aquí hemos platicado, pero la prueba de fuego es lanzar la estrategia y medir sus resultados. Si de entrada lo que invertiste en ella se recuperó con al menos un cliente eso ya fue un éxito. Si te generó mucho más de lo que tú invertiste felicidades ya tienes una estrategia comprobada y lo que sigue es pulirla y repetirla hasta que veas que ya no te sirve como antes. No te desesperes. Los que vivimos en carne propia correr un negocio hemos invertido tiempo para encontrar nuestro nicho y por supuesto que hemos lanzado distintas estrategias tradicionales y digitales sin lograr obtener los grandes resultados que estábamos esperando. Las estrategias no deberían eliminarse o descartarse simplemente porque “no sirvieron”. El área de mejora puede estar en afinar el nicho, en corregir el lenguaje en el que le hablas al cliente ideal, en los tiempos de la campaña, en el medio de difusión, en el número de exposiciones… son muchas variables por eso es tan complejo el mundo del marketing y aplica tanto para las estrategias digitales como para las tradicionales. Quizás después de la experiencia con las primeras campañas tengas que regresar al mercado para preguntarte y para preguntarles a los posibles prospectos si tu mensaje es claro o si lo que tú entendiste es lo que verdaderamente ellos están buscando. No es casualidad que existan firmas dedicadas exclusivamente a la investigación de mercados y que se apliquen ejercicios basados en modelos estadísticos y con bases científicas muy robustas. Recapitulando, este podría ser tu mapa para tomar acción en el mundo del marketing:

1. Evalúa si tu “idea” o tu proyecto soluciona las quejas o cubre las aspiraciones de “alguien”.
2. Confirma que las habilidades y los conocimientos tuyos o los de tu producto / servicio contribuyen a la solución de lo que pide el mercado.
3. Confirma tu nicho y define a tu cliente ideal (persona, ubicación, preferencias).
4. Selecciona de 3 a 5 estrategias tradicionales o digitales con las que creas que puedas llegar a tu nicho. Estudia sus atributos, sus mejores prácticas y su tasa de conversión  para evaluar si cuentas con los recursos para ejecutarla lo mejor posible.
5. Evalúa sus resultados. Todas deberían darte ingresos superiores a lo que te costó la estrategia (p. ejem. Si invertiste $1,000 en redes sociales, al menos la venta debería ser por más de estos $1,000).

¡Mucho éxito y disfruta el camino para convertirte en una experta del marketing de tu negocio! Rodrigo Calderón Socio – Director ebena, Soporte Empresarial, S.C. ebena.mx ——————————————————- M. 55 2697 2017 Dir. (55) 6281 8028 Skype: ebenasoporte

Parece que tanto en México como en otras partes del mundo entrar al terreno de lo que la gente siente o de las emociones que se presentan en la empresa está prohibido. Si “tu equipo de trabajo” son computadoras, tableros, software, algoritmos o muchos foquitos está muy bien que te concentres en qué pueden HACER y qué no. Si fallan, los abres o llamas a algún técnico especialista, o de plano los tiras a la basura y te compras otros fierros. Pero si hablamos de que son personas las que colaboran contigo, las conversaciones deberían ir en otro sentido porque las empresas son un conjunto de personas que interactúan, SIENTEN y PIENSAN de distintas formas según las circunstancias. Es un hecho que las raíces culturales, la etnia o la geografía tienen mucho que ver con la forma en la que la gente demuestra o expresa sus emociones en el mundo laboral. En algunos países parece que todo es frío, que no pasa nada aunque también sienten; mientras que en los lugares con presencia latina es frecuente que este tema esté quizás más presente e incluso a veces un tanto exagerado. En el mundo del coaching ejecutivo la experiencia dice que entre más alto estemos en el organigrama, más mecanismos de defensa se activan o están presentes cuando lanzamos la pregunta ¿cómo te sientes? Y eso tiene que ver con el histórico laboral de la persona, con “su cuna” o con experiencias cruciales que se hayan tenido y que pueden despertar el miedo, la culpa o la tristeza por haber sufrido pérdidas, maltratos, despidos o simplemente palizas que en el momento que nos vuelven a preguntar ¿cómo estás? el cuerpo reacciona en modo de alerta con mensajes internos al estilo: ¡Aguas!, ¡aquí no puedes decir todo!, ¡no confíes en él / ella!, etc. Los periodos formales de evaluación de desempeño han existido en las organizaciones ya durante varios años. Están basados en modelos que tienen un fundamento real y congruente pero que tienen el gran inconveniente de depender de quien es la persona que está haciendo la evaluación y de quien es la persona que está siendo evaluada. Una vez más estamos hablando de la gente, y si no está preparada, entrenada y sobre todo convencida de tener una conversación productiva, y no hablo de sólo hablar y oír, hablo de fortalecer la escucha y mantener una postura adulta… sin eso ni el coaching, ni los modelos funcionan. Por eso a últimas fechas estos grandes procesos “formales” cada vez están siendo más y más cuestionados porque es claro que en un gran número de casos las cosas no cambian, no se mejoran los números, el cumplimiento de los objetivos o los resultados esperados. Si este es el panorama ¿qué deberíamos hacer los líderes de hoy? Bueno, lo primero es reflexionar internamente si de verdad estoy preparado, disciplinado y con los recursos necesarios para poder cumplir los objetivos. Si la respuesta es sí, el único componente que queda es que tengas ganas de hacerlo, o sea que tengas la actitud de tomar el reto por adelantado para cuestionarte el tipo de persona que deberías SER para alcanzar lo que la empresa o tú mismo está esperando. Hoy para saber si la persona va por el camino correcto, verdaderamente no necesitamos ni tantos modelos, ni tantas políticas porque “el que es bueno no necesitas eso, y el que es malo todas las reglas nunca serán suficientes”. Recordemos que el liderazgo es un proceso que se manifiesta de adentro hacia afuera, lo que significa que tiene la capacidad de inspirar para que la persona encuentre en su interior la energía, el potencial y la motivación para seguir adelante. Si te quedas sólo en el papel de Gerente, Director o Jefe, el proceso es inverso, esto será de afuera hacia adentro y fácilmente estará contaminado de autoridad, presión, control ,miedo y todos esos sentimientos que sólo hacen que la gente invierta su energía en mantenerse vivo del ataque de los individuos o de la atmósfera tóxica, que por si fuera poco a veces  hasta puede atentar contra los valores y la integridad de las personas por forzarlos y obligarlos a cumplir con un mandato. Esa es la raíz del problema… si el supervisor responsable de evaluar no sabe, no entiende o no le interesa la persona, en el mejor de los casos se concentrará en revisar si la persona hizo lo que se pidió o no, y con suerte la contraparte entregará lo que le pidieron en una especie de juego de manipulación y de “aquí llevamos la fiesta en paz” que funciona en el corto plazo, pero que a la larga no construye confianza en entre las partes. Hoy el llamado Gerente /Director debe adoptar una figura que esté siempre alerta de su equipo para ver, oler, sentir que alguien está teniendo sentimientos, emociones o situaciones que lo tienen con riesgo de comprometer los resultados de todos. ¿Hay que intervenir? por supuesto, pero no desde el terror o desde la autoridad, primero debemos acercarnos con un interés genuino de escuchar para entender lo que pasa y con la madurez de que quizás las respuestas que obtengamos no sean agradables, pero eso es factor para no prestarles atención para saber cómo nos movemos. ¿Cada cuando deberías tener este tipo de acercamientos o de conversaciones? piensa que si habláramos de una diferencia con un amigo o con un familiar cercano seguramente lo atenderías de inmediato porque de verdad te importa.

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La respuesta es SÍ… por supuesto que el ser productivo tiene que ver con la forma en la que decidimos comportarnos tanto en el terreno personal y profesional.

Probablemente no te hayas dado cuenta (de hecho la mayoría vive así) pero la actitud y las decisiones que tomamos con respecto al tiempo son la base de tener o no un día productivo. Hablando del tema de los comportamientos, las personas que son sociables, carismáticas y con mucha afección por la gente son más propensas a invertir tiempo de más en reuniones, llamadas telefónicas y conversaciones en general debido a que les cuesta mucho más trabajo ser específicas, concretas y no divagar al momento de transmitir sus mensajes. Si eres de las que les gusta platicar mucho es común que tú misma “te caches” que llevas ya 15 minutos hablando “de la vida y milagros” antes de ir al punto central que querías tocar en la llamada, en la reunión o en la conversación con una persona.  De fondo esa actitud puede traer un componente de “miedo a ser rechazada” o “temor a herir a la persona” por ser tan clara y directa. En algunos casos es importante hacer una “breve” introducción (resaltemos “breve”), pero regularmente el tema simplemente lo perdemos de vista y empezamos por aceptar que es “normal” que una junta que pudo haber sido de 60 minutos acabe en 3 horas. En este caso, como ya lo hemos comentado en otros foros (ver ¿Buscas tiempo libre? Huye de los ladrones del tiempo…) el principal distractor puedes ser tú misma y por lo tanto tomar conciencia de que esa es nuestra tendencia natural ayuda a enfocarnos. ¿Cómo podemos tener el control de esos tiempos “de más”? Hay muchos recursos tecnológicos como utilizar el celular para encender el cronómetro y que nos avise cuando llevamos ya 5 ó 10 min para no divagar; pedirle a otra persona que sea el “guardián del tiempo” y que levante la mano cuando perciba que ya se perdió el foco de la junta o dejar espacios específicos en la agenda semanal para darse el placer de divagar, perderse en el tiempo, relajarse, hacer todas las llamadas personales o pasarla viendo fotos o videos y participando en las conversaciones de las redes sociales. Todo eso se vale si lo haces pensando que ese es el momento adecuado y destinado para hacerlo, así  sin culpa o remordimiento alguno. Además de la tendencia a perder el tiempo “porque así soy”, el otro sector a vigilar es el de tus competencias, tus gustos y tus habilidades. Como también ya hemos comentado, no es lo mismo hacer algo que te gusta, que hacer lo que no te gusta, y tampoco es lo mismo el tiempo que te consume hacer algo en lo que tienes experiencia y habilidad, que ponerte a trabajar en lo que no tienes ni idea de por dónde empezar. Aquí la humildad o la arrogancia juegan un papel importante. La humildad aporta para reconocer que quizás necesites entrenamiento o ayuda para aprender nuevas formas de hacer las cosas. Si caes en la arrogancia, todo puede empeorar porque si no estás dispuesto a pedir ayuda o a apoyarte en tecnología o en alguien más, seguirás consumiendo tiempo que bien podría invertirse en otras cosas. En todos los puntos de vista anteriores hemos estado hablado de ti y de las posturas que las personas en lo individual pueden tomar, lo cual es lo más simple de la ecuación porque la solución también está únicamente en la persona. El asunto se vuelve aun más complejo cuando la pérdida de tiempo está relacionada con la interacción con otras personas que también piensan y sienten. Cuando percibas que las cosas no avanzan en un reto de grupo o de equipo es importante poner especial atención en los comportamientos, de hecho más bien en “tus comportamientos”. Muchas veces la razón por la que la gente no se enfoca en tu proyecto o en algo que tiene que ver contigo es porque simplemente “no te traga”. Con razón o sin razón, provocado o inconsciente, si ese es el sentimiento o la emoción que tienen las personas con las que estás trabajando el problema está precisamente en tu relación con ellas, y por lo tanto la magnitud de los resultados que esperas va en la misma proporción. La mala administración del tiempo, la baja productividad y todo lo que quieras agregarle son la consecuencia o el reflejo de esa mala relación. Si quieres cambiar las cosas, el primer paso es sin duda mejorar la relación entre los integrantes del equipo y principalmente la tuya con ellos para que una vez “limadas las asperezas” las cosas vuelvan a fluir. Incluso las discusiones más fuertes, los retos más grandes o las decisiones más difíciles son mucho más simples cuando las personas que intervienen tienen una buena relación. Siempre es más fácil colaborar con alguien que te cae bien y que te inspira confianza. Después de este panorama ¿crees que puedas ser más productiva?

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Es tu barco, es tu tripulación y por lo tanto es tu responsabilidad

Uno de los 4 grandes retos de los negocios es el desarrollo de un gran equipo, y aunque lograr conformarlo implica muchas variables en la ecuación una de ellas sin duda es la evaluación del desempeño. En Enero de este año hablábamos sobre las bases para adquirir el hábito de tener conversaciones constantes y productivas con tus colaboradores poniendo especial atención en el tema generacional puesto que las personas de 35 – 45 años vienen de un entorno donde en una de esas “su Jefe ni los pelaba” (y aprendieron a vivir con eso), pero las personas de 25 – 35 años tienen hoy una forma muy diferente de ver la vida y aunque les gusta que no estés encima de ellos y que les des libertad, tampoco les encanta andar a la deriva y demandan retroalimentación constante sin tanta agenda o calendario, aunque no necesariamente eso te lo hagan saber (Ver Evaluación del desempeño dentro de las PyME’s en este 2017). El cierre del primer trimestre del año es un momento vital para sentarse nuevamente con cada una de las personas para saber cómo se sienten, cómo van y qué necesitan de ti para seguir adelante y cumplir con los compromisos que se acordaron al principio del ciclo o del nuevo periodo de evaluaciones si es que la empresa tiene este proceso en forma diferente al calendario normal (p. ejem hay organizaciones que su año fiscal corre de Mayo a Junio y así es el horizonte de evaluación). Un primer punto de reflexión previo a tener la conversación es definir cuándo y dónde la vas a llevar a cabo. Por lo general un gran gesto de equidad y de colaboración con tu equipo que va más allá del organigrama es “pedirles que te den una cita”. Si, tú les pides un espacio para hablar con ellos dejando atrás el tradicional esquema de “aquí yo mando y vienes para acá cuando yo te hablo que para eso te pago”. Cuando como líder tomas esa postura, el mensaje que estás mandando es de interés, de sensibilidad sobre la persona y de profundo respeto por el tiempo y el espacio de los demás sin restar en lo más mínimo tu autoridad. ¿Te suena raro? pruébalo y ya me contarás.

1. ¿Cómo se sienten? El lugar dónde se realizará la reunión es importante. Si la persona a través del tiempo ya te ha demostrado que es alguien constante que siempre entrega resultados, que aprende, que conoce el negocio y que se comporta adecuadamente, podrías organizar un desayuno, una comida o una reunión menos formal o protocolaria en donde el foco central sea precisamente el ¿cómo te sientes?. Ya simplemente el que te tomes el tiempo de ir con ellos a un espacio diferente ya refuerza el que se sientan bien y que puedas engancharlos aun más para que entreguen lo mejor para la empresa como ya lo han venido haciendo. Por el contrario, si la persona es nueva o su desempeño tiende a ser irregular, la propuesta podría ser pedir cita para que te reciba en su lugar y tienes la plática igualmente enfocándote en el cómo te sientes (no te extrañe que ahí pueda estar la respuesta del por qué tienen un desempeño por debajo de lo esperado). Finalmente si las cosas bajo tu perspectiva van mal igual pide el espacio, pero la reunión hazla en tu oficina para fortalecer el mensaje de que no estamos bien y que se requiere de orden y jerarquía para corregir el rumbo.
2. ¿Cómo vas? Probablemente este el es punto mas álgido de la conversación porque tu misión es evaluar qué tanto la gente ha entendido sus objetivos y sobre todo qué tanto han avanzando en el cumplimiento de los mismos. Si bien regularmente esto no es ni aritmético, ni lineal (pero en una de esas sí) quizás los resultados a la fecha deberían ser de un 25 al 30% de avance (consideremos 4 trimestres y este es el primero) y los entregables deberían presentarse con ese avance. Si tus colaboradores no entendieron bien sus objetivos es muy común que tampoco tengan algo para mostrarte. Otro escenario puede ser que sí entiendan los objetivos, pero que no estén muy claros en qué espera la organización o que esperas tú, entendiendo como “entregable” los reportes, los datos, el crecimiento o las evidencias definidas para cumplir el objetivo (incluyendo forma y fondo).
3. ¿Qué esperas de mi? Dependiendo de cada caso algunos querrán reuniones periódicas de seguimiento contigo, habrá quien te pida mayor claridad, que les expliques o que les enseñes, y en otros casos tendrás que tomar medidas disciplinarias más fuertes e intensificar la supervisión.

Al final tu función como líder es facilitar los recursos técnicos, tácticos e incluso entrenarlos para que logren los resultados. Es tu barco, es tu tripulación y por lo tanto es tu responsabilidad… Nunca los abandones, acompáñalos todo el año y eso no significa que les hagas la chamba o que los solapes. ¡Llévalos al éxito junto contigo!

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